Портальные решения и документооборот

В процессе развития бизнеса каждая компания рано или поздно сталкивается с вопросами, связанными с возрастающими информационными потоками и необходимостью управлять ими. Управление корпоративным информационным содержимым становится основным бизнес-приоритетом для большинства организаций. Объемы и темпы роста создаваемой и обмениваемой бизнес-информации возрастают с каждым днем, нормативные и законодательные требования становятся более строгими, а для основных бизнес-задач требуется точный и быстрый доступ к записям, документам и другим сведениям. Без управления содержимым информация превращается в хаос, в котором невозможны управление и поиск, а процессы в большей степени основаны на памяти сотрудников, чем на технологиях. Кроме того, пользователям приходится тратить время на поиски или повторное создание документов и сведений, а компании могут выплачивать штрафы за информацию и документы, которые были случайно утеряны или опубликованы открыто.

Большинство руководителей компаний осознают потребность в надежном решении по управлению корпоративным информационным содержимым. Как сделать, чтобы сотрудники компании могли быстро и эффективно обрабатывать этот шквал информации? Обеспечить доступность и в то же время защищенность информации? Обеспечить соблюдение регламентов работы с информацией и документацией? И даже такой вопрос, а как найти, собрать всю необходимую информацию из разных источников и упорядочить ее, порой отнимает у нас драгоценное и стоящее денег время.

Управление корпоративным информационным содержимым — широкое понятие. Этот процесс должен обеспечить основное управление полным жизненным циклом информации, начиная с ее создания и до архивации (или удаления). Полное решение по управлению корпоративным информационным содержимым должно предоставлять платформу для некоторых или всех следующих областей, основанных на потребностях организации:

Управление документами
Управление записями
Управление веб-содержимым
Управление мультимедиасодержимым
Архивация и службы библиотек
Рабочий процесс с ориентацией на потребителя
Управление бизнес-процессами
Управление транзакционным содержимым
Сканирование (образы и получение данных)
Управление выходными данными документов
Управление связями с клиентами
Архивация электронной почты

Однако большая часть предложений на ИТ рынке обеспечивает только комплексный процесс управления критически важным содержимым, разработанный для небольших групп пользователей (при работе с командой, подразделением или типом содержимого), и ориентируется на безопасность и соответствие вместо удобства использования и возможности совместной работы.

Развертывание подобных технологических решений зачастую не выполняется по следующим причинам:

1. Пользователи не адаптируют решение и внедряют его в текущие рабочие процессы.

Развертывание системы управления корпоративным информационным содержимым не гарантирует участие пользователей — система должна быть удобной, полезной и способной интегрироваться с повседневными процессами и задачами.

2. Во многих случаях системы управления корпоративным информационным содержимым предназначены для конкретной группы пользователей, подразделения или типа содержимого, что ограничивает их использование и доступность.

Системы управления корпоративным информационным содержимым, предназначенные для определенных групп, имеют ограниченную ценность для остальной части организации и могут привести к необходимости развертывания нескольких обособленных решений данного типа, поскольку другие группы и подразделения развертывают решения, соответствующие их потребностям. Результатом являются скопления документов и информации, не связанные друг с другом.

Альтернатива – портальные решения! Комплексное решение по управлению корпоративным информационным содержимым помогает упорядочить и управлять всеми типами документов и информации, а также регулировать и отслеживать их с помощью единого набора средств.

Описание решения:

В состав комплексного решения от компании Brainkeeper входят технические компоненты, программные средства, расширенная документация, а также ряд работ и услуг по внедрению и поддержке системы.

Технические компоненты.

Серверное программное обеспечение:

MS SharePoint Server
MS SQL Server

Работы и услуги

Консалтинг по изучению текущего положения и ожиданий от внедрения систем и политик.
Настройка систем и ввод их в эксплуатацию.
Ежемесячные срезы и модернизация политик и настроек при необходимости (3 месяца)
Обучение пользователей и сервисная поддержка.

Документация (в базовом пакете):

Формализация требований к системе (перечень ваших ожиданий)
Положение о структуре компании
Положение о использовании и структурированном хранении информационных активов.
Политика разграничения доступа.
Положение о правилах постановки, принятия и отчетности по задачам.
Положение о коммуникациях.
Инструкции и памятки по использованию программного обеспечения.
Политика информационной безопасности.

Преимущества решения:

Управленческие

поставленные и отработанные базовые процессы организации.
создание единой концепции построения информационно-административной среды;
сокращения времени решения производственных вопросов;
организация удобного поиска и хранения информации;
организация оборота документации для сопровождения текущей деятельности;
соблюдение правил работы с документацией.
библиотеки форм документов (шаблоны документов);
справочник типов документов (внутренние, входящие, исходящие, с группировкой по типам);
справочник номенклатуры дел;
справочник сотрудников;
справочник контрагентов;
архив документов с функциями удаления документов по истечении срока их действия;
сокращение сроков получения корреспонденции;
предоставление возможности работы с хранилищем документов через web-портал
поиска документов по имени файла и содержанию
разграничение прав доступа к объектам (регистрационным реестрам, папкам хранилища, отчетам, справочникам и т.д.).
автоматизации текущих бизнес-процессов;
реализация системы управления проектами и контроля исполнения задач;
реализация средств совместной работы и усовершенствования взаимосвязей.
соблюдение правил информационной безопасности.

Учет и контроль

структурированные каталоги информационных активов организации.
учет всей переписки с гибкой системой поиска.
хранение документов с функцией контроля версий;
оперативное обновление отчетов и показателей деятельности подразделений;
регистрационные журналы (места регистрации и хранения документов с возможностью группировки и сортировки по атрибутам);
механизм оповещения сотрудников (по электронной почте).
механизмы представления данных хранилища (с поддержкой группировки и сортировки по атрибутам карточки договора);
механизмы маршрутизации договорной документации по определенным правилам (с возможностью модификации участников договорного процесса и последовательности движения документа в рамках процедуры согласования);
механизмы уведомления участников договорного процесса (по электронной почте);
механизмы мониторинга определенных событий договорного процесса;
механизмы формирования истории обработки договорной документации.
механизмы представления данных хранилища и отчетности;
маршрутизация заявок по определенным правилам;
уведомление участников процесса обработки заявок (по электронной почте);

Мобильность

Мобильный защищенный доступ к системе из любой точки при наличии интернет.

Безопасность

Распределение доступа пользователей к данным в зависимости от служебной необходимости
Сохранность и доступность информации
Единая система защиты (антивирусная, спам, сеть, шифрование)
Обеспечение конфиденциальности данных, их защита от утечек и перехвата.

Обслуживание

Централизация управления информационным контентом
Экономия на администрировании систем

Задел на будущее развитие

широкие возможности по настройке системы;
высокий уровень масштабирования;

Капитализация и лицензионное ПО

100% легальное програмное обеспечение
Капитализация компании